Die Initialphase im INQA-Coaching
Dieser Beitrag zeigt dir, wie ihr euch optimal auf die erste Phase im INQA-Coaching vorbereitet und was genau in diesen ersten Wochen passiert.
Der Start in ein INQA-Coaching ist mehr als nur eine Unterschrift unter einen Vertrag. Mit der Initialphase beginnt die eigentliche Arbeit an der Zukunft eures Unternehmens. Diese erste Phase, die in der Regel einen Monat dauert, ist entscheidend für den Erfolg des gesamten Projekts. Hier werden keine schnellen Lösungen produziert, sondern die Weichen gestellt. Wenn ihr hier sauber arbeitet, spart ihr euch in den späteren Phasen viel Zeit und Missverständnisse. Dieser Beitrag zeigt dir, wie ihr euch optimal vorbereitet und was genau in diesen ersten Wochen passiert.
Die mentale und organisatorische Vorbereitung
Bevor der erste offizielle Termin mit dem Coach stattfindet, solltet ihr intern bereits Klarheit schaffen. Die wichtigste Vorbereitung ist die Ressourcenplanung. Allen Beteiligten – von der Geschäftsführung bis zu den potenziellen Teammitgliedern – muss bewusst sein, dass INQA-Coaching Zeit kostet. Es ist eine Investition, die sich auszahlt, aber sie erfordert Präsenz. Klärt also vorab, wer zeitlich in der Lage ist, sich in den kommenden Monaten intensiv einzubringen.
Inhaltlich solltet ihr bereits eine grobe Ahnung haben, wo der Schuh drückt. Ihr müsst noch keine Lösung haben – das ist Aufgabe des Coachings – aber ihr solltet wissen, welche Herausforderung der digitalen Transformation euch am meisten beschäftigt. Sucht nach einem Thema, das eine strategische Hebelwirkung hat. Es sollte etwas sein, das ihr schrittweise erkunden möchtet und wo Raum für Experimente ist. Mit dieser groben Richtung geht ihr in den ersten offiziellen Schritt.
Schritt 1: Die Themenauswahl schärfen
Der erste formale Akt der Initialphase ist die Themenauswahl. In einem etwa zweistündigen Meeting, an dem die Geschäftsführung und idealerweise auch die Mitarbeitervertretung teilnehmen, wird aus der groben Idee ein konkretes Arbeitsziel. Gemeinsam mit dem Coach prüft ihr, welches der sechs INQA-Gestaltungsfelder am besten zu eurer Herausforderung passt.
Oft verändert sich hier der Blickwinkel. Was anfangs wie ein reines Technik-Projekt aussah, entpuppt sich vielleicht als Frage der Führungskultur oder der Personalqualifizierung. Ziel dieses Termins ist es, ein einziges, klar umrissenes Thema zu definieren, das in den kommenden Monaten bearbeitbar ist. Es geht darum, den Fokus zu finden, damit sich das Team später nicht verzettelt.
Schritt 2: Der Realitätscheck durch Experteninterviews
Nachdem das Thema auf Management-Ebene definiert wurde, holt ihr die Expertise derer ein, die die Arbeit täglich machen. Die Experteninterviews sind ein zentrales Element der Initialphase. Hier werden Mitarbeitende befragt, die tief im operativen Geschäft stecken und die kleinen Stolpersteine kennen, die der Führungsebene oft verborgen bleiben.
Für diese Interviews solltet ihr etwa eine Stunde pro Gespräch einplanen. Da das Budget für diese Phase begrenzt ist, finden meist etwa drei solcher Gespräche statt. Diese Interviews sind oft Augenöffner. Sie sorgen dafür, dass das Projekt nicht am „grünen Tisch“ geplant wird, sondern die echte Realität im Unternehmen abbildet. Die Erkenntnisse aus diesen Gesprächen fließen direkt in die Vorbereitung des nächsten großen Schrittes ein.
Schritt 3: Das Kick-Off und die Geburt des Lab-Teams
Der Höhepunkt der Initialphase ist die Kick-Off-Veranstaltung. Dieses Meeting dauert weniger als einen halben Tag, ist aber der emotional wichtigste Moment. Hier wird das sogenannte Lab-Team offiziell gebildet und beauftragt. Der Coach moderiert die Veranstaltung und führt das Team in die agile Arbeitsweise ein.
Besonderes Augenmerk liegt hier auf der Zusammensetzung des Teams. Ihr solltet darauf achten, dass es möglichst „bunt“ gemischt ist – also cross-funktional. Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen und Hierarchieebenen arbeiten hier auf Augenhöhe zusammen. Im Kick-Off werden die Spielregeln für diese Zusammenarbeit festgelegt. Das Team erhält seinen Auftrag und das Mandat, in den kommenden Monaten eigenständig Lösungen zu entwickeln. Es ist der Moment, in dem die Verantwortung von der Geschäftsführung auf das Team übergeht.
Dokumentation und Budget im Blick behalten
Zum Abschluss der Initialphase erstellt der Coach eine Dokumentation der Ergebnisse. Hier ist Tempo gefragt: Spätestens eine Woche nach Ende der Phase muss dieses Dokument bei der Beratungsstelle vorliegen, um die Förderung nicht zu gefährden.
Auch ein Blick auf das Budget ist wichtig. Von den insgesamt 12 geförderten Tagen entfallen maximal 2,5 Tage auf diese Initialphase. Davon nutzt der Coach etwa 1,5 Tage für Vor- und Nachbereitung sowie Dokumentation im Hintergrund. Das bedeutet, für die gemeinsamen Termine (Themenauswahl, Interviews, Kick-Off) steht etwa ein Tag an reiner Beratungszeit zur Verfügung. Das klingt wenig, ist aber durch die gute Vorbereitung des Coaches absolut machbar. Für euch als Unternehmen ist der Zeitaufwand natürlich höher, da ihr die Termine intern vorbereiten und nachbesprechen müsst.
Wenn die Dokumentation versendet ist, habt ihr das Fundament gegossen. Das Team steht, das Thema ist klar, und die agile Reise in der Innovationsphase kann beginnen.
