Die drei Phasen des INQA-Coachings

Das INQA-Coaching ist ein strukturierter Prozess, der dein Unternehmen durch die digitale Transformation begleitet. Anders als bei offenen Beratungsprojekten gibt es hier einen klaren zeitlichen Rahmen, den ihr einhalten müsst, um die Förderung zu sichern. Der gesamte Ablauf gliedert sich in drei Phasen – Initialphase, Innovationsphase und Lernphase – die zusammen einen Zeitraum von maximal sieben Monaten umfassen. Dieser Beitrag beleuchtet die zeitliche Taktung und die Fristen, die dich und dein Team in jeder Phase erwarten.

Monat 1: Die Initialphase – Der Startschuss

Der Prozess beginnt mit der Initialphase, für die in der Regel ein Monat eingeplant ist. In diesem ersten Zeitfenster geht es um die Vorbereitung. Die Uhr beginnt zu ticken, sobald ihr den Vertrag mit dem/der Coach/in geschlossen habt.

Innerhalb dieser ersten vier Wochen müsst ihr mehrere Termine koordinieren: Zunächst findet die Themenauswahl statt (ca. 2 Stunden), gefolgt von Experteninterviews (je ca. 1 Stunde). Diese Schritte münden in die Kick-Off-Veranstaltung (weniger als ein halber Tag), die den Abschluss der inhaltlichen Vorbereitung bildet.

Wichtig für euren Zeitplan: Unmittelbar nach dem Kick-Off muss der/die Coach/in die erste Dokumentation erstellen. Diese muss spätestens eine Woche nach Ende der Phase bei der INQA-Beratungsstelle vorliegen. Verzögerungen in diesem ersten Monat können den gesamten Zeitplan nach hinten schieben, daher ist eine zügige Terminfindung essenziell.

Monat 2 bis 5: Die Innovationsphase – Der Arbeitsrhythmus

Die Innovationsphase ist der zeitliche Hauptblock des Coachings. Sie erstreckt sich über drei bis vier Monate. In dieser Zeit arbeitet dein Unternehmen in einem festen Takt. Die Phase ist unterteilt in drei Arbeitsphasen (Sprints), die jeweils ziemlich genau vier Wochen dauern.

Der Rhythmus in diesen Monaten ist strikt getaktet:

1. Start (Woche 1): Jede Arbeitsphase beginnt mit einer Planungssitzung (max. 4 Stunden).
2. Arbeit (Woche 1-4): In den vier Wochen dazwischen arbeitet euer Lab-Team selbstorganisiert. Hierfür sollten die Teammitglieder fest ca. 2 Stunden pro Woche einplanen.
3. Ende (Woche 4): Die Arbeitsphase endet mit einer Auswertungssitzung (max. 3 Stunden).

Auch hier gilt eine strenge Dokumentationspflicht: Nach jeder der drei Arbeitsphasen muss der/die Coach/in erneut innerhalb einer Woche einen Bericht einreichen. Das bedeutet, dass es in der Innovationsphase drei feste Meilensteine gibt, die ihr zeitlich nicht beliebig verschieben könnt, um den Rhythmus nicht zu brechen.

Monat 6: Die Lernphase – Der Abschluss

Die letzte Phase, die Lernphase, umfasst üblicherweise den letzten Monat des geförderten Zeitraums. Hier beruhigt sich die Taktung etwas, der Fokus liegt auf dem Abschluss.

Zentraler Termin ist die Evaluationssitzung (ca. 2 Stunden). Zeitlich kann diese Sitzung direkt an die letzte Arbeitsphase anschließen. Wenn euer Zeitplan jedoch Luft lässt, empfiehlt es sich, eine Pause von drei bis vier Wochen nach der letzten Arbeitsphase einzulegen, bevor ihr evaluiert. Dies gibt dem Team Zeit zur Reflexion.

Spätestens nach sieben Monaten ab Start des Coachings muss auch diese Phase beendet und der finale Abschlussbericht erstellt sein. Auch hier gilt die Frist: Der Bericht muss innerhalb einer Woche nach der Evaluationssitzung eingereicht werden.

Nach dem Coaching: Die Abrechnungsfrist

Mit dem Ende der Lernphase endet die Arbeit mit dem/der Coach/in, aber nicht eure Verantwortung für den Zeitplan. Nach Abschluss aller Phasen müsst ihr die Abrechnung und alle Belege im Förderportal hochladen. Hierfür gilt das Ablaufdatum auf dem INQA-Coaching-Scheck als absolute Deadline. Dieses Datum liegt exakt acht Monate nach der Erstberatung. Wenn ihr diese Frist verpasst, verliert ihr den Anspruch auf die Förderung – unabhängig davon, wie erfolgreich das Coaching inhaltlich war. Ein disziplinierter Blick auf den Kalender ist daher von Anfang bis Ende bares Geld wert.